Inzwischen habe ich das Ordnungssystem von die letzten Dinge vier mal ausführlich getestet. Das Resultat: ja, man bekommt so ziemlich alles geordnet (und kann dabei viele alte Unterlagen entsorgen). Und: es ist relativ egal wer da „Urheber“ des Aktenchaos‘ war, ob Selbständiger, Rentner… oder Immobilienhai.
Ich habe mittlerweile vier ausführliche Testläufe durchgeführt: dreimal mit der Ordnerstruktur 1: Die perfekte Ordnung für Komplettunterlagen, einmal nur „im Kleinen“, d. h. ich habe einen Notfallordner mit Ordnerstruktur 2: Die letzten Dinge zusammengestellt.
Tatsächlich ergab sich die letztes „Feuerprobe“ recht überraschend und stellte sich als Mammutaufgabe dar. Der Vater eines Freundes musste ins Altenheim, ich bot an, beim Aufräumen des Wohnhauses zu helfen, und zwar genauer: mich um den Papierkram zu kümmern. Sage und schreibe 35 Aktenordner erwarteten mich da, gefüllt bis zum Anschlag. Rechnungen aus den 60er Jahren, Bankauszüge, die bis 1970 zurückreichen…
Das meiste wanderte in die Papiertonne…
Ehrlich gesagt: das meiste wanderte in die Papiertonne. Vorher machte ich mich schlau. Resultat:
Zahlungs- und Bankbelege
Privatpersonen müssen eigentlich weder Zahlungs- noch Bankbelege aufheben, es gibt keine gesetzliche Verpflichtung. Eine Ausnahme gibt es allerdings schon: Handwerkerrechnungen sind 2 Jahre lang aufzubewahren (vgl.: bankenverband.de/…/wie-lange-muss-man-kontoauszuge-aufbewahren/).
Für Selbständige sieht die Sache anders aus. Aber mit 10 Jahren ist man definitiv auf der sicheren Seite (selbst das Finanzamt entsorgt die Unterlagen nach 10 Jahren habe ich mir sagen lassen…).
Versicherungsunterlagen
Hier muss man unterscheiden und sorgfältig sortieren: Unterlagen, die den Vertrag betreffen (Vertragsabschluss, geänderte Versicherungsbedingungen) sollte man aufheben. Ältere Zahlungsbelege und Beitragsrechnungen kann man entsorgen – das schafft ziemlich viel Platz!
Unterlagen zu Haus und Grund
Die sind (fast alle) wichtig. Klar, uralte Handwerkerrechnungen, bei denen keine Gewährleistungsansprüche mehr geltend gemacht werden können, gehören in die Tonne (vielleicht gut: sich Ansprechpartner zu notieren, falls es später doch Rückfragen oder Reparaturen gibt). Unbedingt Aufheben: Notarverträge, Grundbuchauszüge, Baupläne und –genehmigungen. Das kann man zwar im Notfall wiederbeschaffen, es kostet aber Geld und viel Mühe. Also: sorgsam vorgehen beim ausmisten und alte Unterlagen entsorgen.
Resultat
Am Schluss, nach 2 Tagen wirklich harter Arbeit (und ich bin schnell!), waren 4 Riesensäcke mit Altpapier gefüllt und der Rest der Unterlagen fand in 4 nagelneuen Ordnern Platz. Diese neuen Ordner habe ich mir gegönnt – einfach weil es mich motivierte und ich keine Lust hatte, die alten Dinger zu recyceln.
Positiver Nebeneffekt: Wir haben bei der Gelegenheit längst verschollen geglaubte Unterlagen wiedergefunden: den KFZ-Brief, Unterlagen zum Grundstückserwerb. Die hatte der Vater des Freundes angeblich „an einem sicheren Ort“ versteckt gehabt. Stimmt: die hätte wirklich kein Dieb finden können, inmitten all des Papierchaos…